Bij een reis naar het buitenland is het laatste waar u aan denkt een overlijden. Helaas kan dit voorkomen. Dit is een onwerkelijke en emotionele situatie. Een overlijden heeft normaal gesproken al een enorme impact op het leven van nabestaanden, maar in het buitenland komen er ook veel onbekende factoren bij kijken. Wekelijks ontvangt onze alarmcentrale meldingen van overlijdensgevallen in het buitenland en ondersteunt zij nabestaanden in een van de moeilijkste periodes van hun leven. Ons belangrijkste doel is om hen in deze tijd optimaal te ondersteunen en zo veel mogelijk te ontzorgen.
Wat gebeurt er als iemand overlijdt in het buitenland? In dit artikel leggen we het proces van repatriëring (het terugbrengen van een overledene naar Nederland) uit in vijf stappen. Hierbij belichten we een scenario waarin de alarmcentrale betrokken is. We spraken hierover met Dirk van Vuure, directeur van Van der Heden IRU (gespecialiseerd in wereldwijd rouwvervoer), en Tamara Voskamp, Manager Reis & Zorg bij VHD, over hoe het proces in zijn werk gaat. “Het meest wenselijk is als nabestaanden niets van dit proces meekrijgen.”
Disclaimer: Elke hulpvraag is uniek. Het beschreven proces is niet leidend; elke situatie is anders en kan niet worden vergeleken. Uiteraard doen we er alles aan om overledenen snel, adequaat en op respectvolle wijze terug te brengen naar Nederland.
ℹ️ Klik op de stappen om meer te lezen per stap.
Stap 1 | Melding bij de alarmcentrale
Als de overledene over een reisverzekering of aanvullende zorgverzekering beschikt, kunnen de nabestaanden contact opnemen met de alarmcentrale. De alarmcentrale fungeert als eerste contactpunt en onderhoudt het contact met de nabestaanden gedurende het gehele proces.
Het proces begint met een melding van een overlijden. Soms gebeurt dit al heel snel, bijvoorbeeld als mensen samen op reis zijn en een van hen alleen achterblijft. “Neem bij een overlijden in het buitenland zo snel mogelijk contact op met de alarmcentrale; hoe eerder wij betrokken zijn, hoe beter we u kunnen ondersteunen,” legt Tamara uit. Het kan ook zo zijn dat iemand alleen op reis is; dan kan het langer duren voordat de melding bij de alarmcentrale komt.
Het eerste gesprek is het belangrijkste contactmoment. Vaak is het verlies in dit eerste gesprek nog niet volledig doorgedrongen. Hierdoor is er meer ruimte om af te tasten wat de behoefte is van de nabestaanden en om belangrijke informatie op te vragen. Uiteraard geven we de nabestaanden de ruimte om eerst hun verhaal te delen als ze hier behoefte aan hebben, zodat ze zich begrepen en gesteund voelen tijdens deze moeilijke tijd.
Met de opgevraagde informatie kunnen we het terugbrengen van de overledene in gang zetten:
• De locatie en omstandigheden van het overlijden.
• Feitelijke gegevens voor de overlijdensakte.
• Voorkeur voor contact: dagelijks of alleen bij nieuwe informatie.
Het is van groot belang dat we deze informatie zo snel mogelijk ontvangen, aangezien we het repatriëringsproces pas kunnen starten zodra deze gegevens beschikbaar zijn.
Geen enkel rouwproces is hetzelfde. Sommige families hebben behoefte aan veel contact en emotionele ondersteuning, terwijl anderen het liever zakelijk houden. Bij een plotseling overlijden, zoals een ongeluk, vragen families vaak wat er precies is gebeurd en wat ze kunnen verwachten. Welke behoeften er zijn en wat we communiceren, delen we met de rouwvervoerder om miscommunicatie te voorkomen en de terugkeer zo adequaat mogelijk te laten verlopen.
Stap 2 | Verzoek naar de rouwvervoerder
De alarmcentrale heeft zo veel mogelijk belangrijke informatie verzameld en afspraken gemaakt met de nabestaanden over de contactmomenten. Deze informatie wordt doorgegeven aan rouwvervoerder Van der Heden IRU, die het terugbrengen van de overledene zo snel mogelijk, respectvol en volgens alle richtlijnen verzorgt.
Bij het terugbrengen horen diverse formaliteiten, zoals contact met de lokale ambassade, het regelen van een tijdelijk reisdocument (internationaal een laissez-passer genoemd), een overlijdensakte, een doktersverklaring en een vrijgave voor vervoer. Al deze zaken worden door Van der Heden IRU geregeld in het desbetreffende land. Daarnaast hebben zij contact met de begrafenisondernemer in Nederland om afspraken te maken over het terugbrengen van de overledene.
Hoe lang het duurt voordat de overledene thuis is, hangt af van de oorzaak van overlijden en de locatie. “Het is duidelijk wat er moet gebeuren, maar de complexiteit zit in de variatie en toevalligheden: de variatie per land, de oorzaak van overlijden en de locatie. Dat maakt het proces veelomvattend,” aldus Dirk. “Om dit proces zo goed en snel mogelijk te laten verlopen, is er veel kennis en ervaring nodig.” Zo brengen we de overledene zo snel mogelijk terug thuis bij hun dierbaren.
Hoe kan het dat situaties zo verschillen?
Dirk van Vuure (IRU) geeft antwoord: “Elk land heeft zijn eigen regels en wettelijke vereisten met betrekking tot repatriëring. Neem bijvoorbeeld de Filipijnen. Het land heeft veel eilanden, veel afstanden en er zijn veel partijen bij betrokken. Vaak is er een lokale begrafenisondernemer betrokken, maar de contactpersoon zit in Manilla. Dit komt doordat papieren altijd via de hoofdstad Manilla moeten worden geregeld, en de overledene dus via Manilla vervoerd moet worden.
Of Duitsland: dat ligt dichtbij, zou je denken. Daar geldt een wet op de lijkbezorging die in het hele land van kracht is, maar er kunnen per deelstaat en gemeente toch verschillen zijn. In Duitsland ben je ook afhankelijk van de ambtenaar van de burgerlijke stand, die bepaalde eisen stelt aan het afgeven van documenten. Zo willen sommigen alleen met originele documenten werken, zoals een originele geboorteakte. Dit soort eisen kunnen zorgen voor vertraging in het proces. Binnen één land kunnen er grote verschillen zijn.
Dankzij onze jaren ervaring zijn we goed op de hoogte van de wet- en regelgeving in verschillende landen en kunnen we vaak nauwkeurig inschatten waar we rekening mee moeten houden. Daarnaast onderhouden we goede contacten met relevante instanties, wat essentieel is voor een zo gestroomlijnd mogelijk proces.”
Stap 3 | Ontvangst vrijgavedocumenten
Tegenwoordig is er bijna altijd een machtiging nodig van de familie van de overledene om het proces in gang te brengen. In principe moet deze machtiging afgegeven worden door een eerstelijns familielid; mocht deze er écht niet zijn, dienen we verder te kijken. Helaas kan dit vertraging opleveren in het proces. Met de machtiging geven we onze collega’s in het buitenland opdracht om documenten en zaken bij de politie en justitie te regelen. Als het om een onnatuurlijk overlijden gaat, moet eerst gewacht worden op de vrijgave. De vrijgave van de overledene betekent overigens niet dat het vervoer direct kan beginnen: eerst moeten de documenten hiervan binnenkomen.
Bij een natuurlijke dood wordt een overlijdensverklaring door de arts afgegeven, maar in sommige (gebieden binnen) landen kan in dit geval een autopsie een vereiste zijn. Bij een onnatuurlijk overlijden of als de oorzaak niet duidelijk is, is het een zaak voor de lokale politie en moet er vaak eerst een autopsie uitgevoerd worden om de doodsoorzaak vast te stellen. Daardoor kan het proces langer duren, maar dit hoeft niet zo te zijn. De alarmcentrale houdt de familie op de hoogte van de verwachtingen.
Naast de vrijgave van de overledene moeten er andere documenten in orde worden gebracht. De belangrijkste documenten zijn:
• Vervoersdocument: Zonder dit document mag de overledene niet worden begraven, gecremeerd of het land uit worden vervoerd.
• Overlijdensakte: Met de overlijdensverklaring wordt het overlijden gemeld bij lokale autoriteiten, waarna de autoriteiten de overlijdensakte opstellen. Dit document is nodig om de overledene uit te schrijven bij de gemeente in Nederland, om uitkeringen te stoppen en om bankzaken te regelen.
Daarnaast verschilt het per land en regio welke andere documenten vereist zijn.
Stap 4 | Voorbereiding overledene
Terwijl de documenten worden geregeld, wordt de overledene verzorgd voor het vervoer.
De overledene wordt geprepareerd of gebalsemd. Natuurlijk is dit afhankelijk van het land waarin de overledene zich bevindt; zo is het soms verplicht en mag het in andere landen juist niet. Balsemen is het injecteren van een vloeistof die het ontbindingsproces tijdelijk vertraagt. De manier van balsemen en de kwaliteit hiervan verschillen per land. In Angelsaksische landen en aanverwante landen is de kwaliteit over het algemeen erg goed. Een hoge kwaliteit van balseming vergroot de kans dat de overledene in goede staat in Nederland aankomt.
Als er mensen ter plaatse zijn, kan er soms nog een afscheid in het buitenland plaatsvinden. Het is belangrijk dat dit op een manier gebeurt die voor de familie waardevol is, maar het is vaak anders dan men in Nederland gewend is. De rouwvervoerder of alarmcentrale legt met zorg en aandacht uit wat de verwachtingen zijn, zodat de nabestaanden weten wat ze kunnen verwachten: zo worden teleurstellingen voorkomen.
Stap 5 | Vervoer naar Nederland
Als alle documenten in orde zijn en de overledene verzorgd is, wordt bepaald of het vervoer per auto of vliegtuig plaatsvindt. De keuze hangt af van het land waar het overlijden plaatsvond. Het vervoer neemt normaal gesproken één dag in beslag.
Bij vervoer per vliegtuig wordt een vlucht geboekt, bij voorkeur zonder overstap. Hoe meer handelingen, hoe groter de kans dat het proces vertraging oploopt. Van der Heden IRU haalt de overledene op bij de luchtvrachtafhandelaar in Nederland en brengt deze naar de begrafenisondernemer in Nederland.
Bij vervoer per auto, vooral binnen Europa, kan dit sneller zijn dan vliegen. Van der Heden IRU doet dit tot ongeveer 1500 kilometer. De overledene wordt direct naar de begrafenisondernemer in Nederland gebracht.
De overledene is weer thuis bij hun dierbaren. Hierna volgt het proces in Nederland en kunnen de nabestaanden in Nederland afscheid nemen van hun dierbare.
Advies aan reizigers
Voor veel mensen is een overlijden in het buitenland iets waar ze liever niet aan denken tijdens hun vakantie. Toch is het belangrijk voorbereid te zijn op onvoorziene situaties.
Dirk van Vuure: “Mijn belangrijkste advies is om te zorgen voor een goede reisverzekering. Niet alleen met het oog op overlijden, maar ook omdat de kosten van medische zorg in het buitenland hoog kunnen oplopen. Daarnaast is het belangrijk om te beseffen dat de omstandigheden in het buitenland anders kunnen zijn dan je gewend bent. Je goed voorbereiden is belangrijk, zeker als je avontuurlijke activiteiten gaat ondernemen.”
Tamara Voskamp: “Neem bij een overlijden zo snel mogelijk contact op met de alarmcentrale. Ga niet zomaar in zee met lokale partijen. Controleer daarnaast of uw reisverzekering voldoende dekking biedt. De kosten voor repatriëring (zowel bij ziekte als overlijden) kunnen snel oplopen, vooral buiten Europa.”
Over Van der Heden IRU
Het familiebedrijf Van der Heden bestaat al meer dan 125 jaar. Sinds 1979 staan zij klaar om overal ter wereld overledenen snel, respectvol en volgens alle richtlijnen te vervoeren. Ze zijn de enige gespecialiseerde en onafhankelijke dienstverlener die wereldwijd rouwvervoer verzorgt.
Wat Dirk van Vuure het meest bijzonder aan zijn werk vindt? “Mijn werk is heel dynamisch. Elke dag is anders en verandert voortdurend. We kunnen echt iets betekenen voor de nabestaanden door dingen voor hen op te lossen of het proces te stroomlijnen, zodat ze in ieder geval niet nog meer stress ervaren.”
