Wij zijn vaak de eerste persoon die de bezoeker ziet. Die eerste verwelkoming is de eerste indruk die de bezoeker van ons krijgt en daar zijn wij, als receptie, ons bewust van. Wat is de reden van het bezoek? Een afspraak als sollicitant vraagt immers iets anders dan wanneer een opdrachtgever of netwerkpartner op bezoek komt.
Iedere bezoeker moet zich als gast welkom voelen. Dat kan zitten in op naam gereserveerde parkeerplekken, een welkomstboodschap op de interne mediaschermen of iemand die wat extra tijd nodig heeft, bijvoorbeeld om nog een e-mail te sturen of het toilet te bezoeken. Dan bieden wij graag aan om nog even te wachten met het bellen van de contactpersoon
waarmee de afspraak is.
‘Het zijn vaak de kleine dingen die ertoe doen bij een ontvangst.’
Er was veel bezoek die dag op kantoor. Verschillende sollicitanten en leveranciers en een belangrijke opdrachtgever die een afspraak had inclusief een door ons verzorgde lunch. Toen de lunchafspraak ten einde liep ging ik zoals gebruikelijk de zaal waarin de bespreking had plaatsgevonden klaar maken voor het volgende bezoek. Dit terwijl de opdrachtgever werd rondgeleid over de alarmcentrale.
Het viel mij op dat er de nodige broodjes over waren van de lunch. Dusdanig veel dat ik mij afvroeg of het bezoek wel genoeg had gehad. Ze waren gelukkig nog niet vertrokken. Snel naar de keuken om de broodjes hygiënisch in te pakken en door naar beneden. Bij het weggaan kon ik ze de lekkere broodjes in een lunchtas meegeven voor onderweg. Toen ik ze daarna met een paraplu droog door de regen naar hun auto bracht was de verbazing van de gezichten af te lezen.
Het zijn vaak de kleine dingen die ertoe doen bij een ontvangst, en waardoor je soms een kleine glimlach of juist een hele brede glimlach ziet bij de gast. Wij zijn pas tevreden wanneer de gast met een glimlach het pand verlaat!
